先日のことである。
僕には今年配属された後輩がいるのだが、
ついに後輩に会議の議事録を書いてもらうことに！
というより、A先輩から議事録書くように頼まれたらしい。
特にA先輩から何も聞かされてはいなかったので、
僕も内容だけメモして後輩君の議事録を修正することにした。
さすがに会議の内容を知らずには議事録は書けないだろう。
ということで、前情報で会議の背景と今回の目的を伝えておく。
内容はさすがにここでは言えないが、要するに相手先との情報共有である。
議題としては3つあるから、その３つに合わせてまとめれば良いとアドバイスもする。
後輩君も了承してくれて、頑張りますとのこと。
いざ会議が始まる。
会議とは厄介なもので、議題から逸れた話なんかも多くなり、
逐次メモするが、正直後でまとめるのが大変だと感じていた。
何はともあれ無事会議も終了して、後輩君に議事録を書いてもらうことに。
議事録のフォーマットは前会議での議事録をA先輩が渡していたらしく、
参考に書いてくれるとのこと。
参加者全員に回す前に一度議事録を見せてもらうことに。
ファイルを開いて上段に記載されている項目を見る。
（参加者名はテキトウ）
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〇〇会議
日時：2021年9月・日
参加者：A沢さん、B本さん、C寺さん、D根さん、E崎さん
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うん、特に問題はない。
続いてスクロールして内容を見ていく。
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[会議内容]：
A「そういえばこの間〇〇さんと話したときにXXがこうでしたよね。」
B「あー、たしかに。」
C「◇◇についてはそうでしたが、XXについては異なったはずですね。」
A「そうですか。であれば、XXについては◆◆で進めてもらいましょう。」
・・・略
E「△△については改めて相談させてください。」
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人物の名前はイニシャルのみが記載されていた。
・・・なぜだ！？なぜこうなった？？？
思わず画面を見て表情には出さずに絶句する。
後輩君は苦笑しながら言っている。
「あの会議どうやってまとめれば良いかわからないんですよね・・・」
僕はマジかと思いつつフォローする。
「内容の漏れはなさそうだし、よくメモできてたね。初めてにしては上出来だ。」
続けて、後輩君に聞く。
「ちょっとA先輩からもらった議事録フォーマット見せてもらえる？？」
前回の議事録は一度見たが、会話口調にはなっていなかったはず。
A先輩が後輩君に間違えてファイルを渡したのかと思ったが、
後輩君から見せてもらった議事録フォーマットはやはり普通に議題毎にまとまっていた。
何がどうあって、議事録が携帯小説になってしまったのかは不明だが、
後輩君の初仕事なので自分で達成させてあげたい。
そこで僕は考えて
「たしかに、あの会議はまとめにくいよな。ただ、たぶん議題が３つあって、その3つに対して自由にみんなが発言してたせいだと思うから、後輩君の書いてくれた文章の中で僕が議題毎に色分けするから、議題毎に書いてみて。」
また、前回の議事録を参考にしても携帯小説になってしまったということで、
「議題1個目については僕が書いておくので、２個目と3個目を書いてもらおうかな」と。
我ながら頑張ってフォローしたと思う。
うちの会社では新人は残業しないようにしている。
だからこそ、定時になったら後輩君は帰るのだ。
本当は議事録は当日に送りたかったが、まぁ翌日でもよいだろうと思って後輩君にがんばってもらうことにした。
16時半くらいになり、「A先輩から議事録できた？？」と聞かれた。
（先輩も修正前の携帯小説を見て引きつっていた。）
後輩君に途中まで修正してもらった議事録を見せ、翌日には終わると伝えたところ
今日中に相手方とも共有したいとのこと。
できれば後輩君に仕事を達成してもらいたかったが、
恐らく定時には間に合わなさそう。
最終的に僕が議事録をまとめ直して送った。
今度こそは後輩君に決まったフォーマットでの議事録を書いてもらおう。
それにしても、携帯小説の議事録おもしろかったな～。
